项目管理中的时间管理_项目管理之时间管理

文中目录表：

• 1、什么是项目时间管理
• 2、项目的时间管理
• 3、如何去做项目的时间管理，用好这8招让你准时完工
• 4、项目时间管理方法

什么是项目时间管理

有效的运用时间，降低变动性是时间管理。

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标的过程。

EMBA、MBA等主流商业管理教育均将时间管理能力作为一项对企业管理者的基本要求涵括在内。

项目的时间管理

一、项目的生命周期及其特点

通常情况下，把一个项目从开始到结束整个过程所需用的时间定义为项目的生命周期。在设计阶段，通常对项目所需时间进行预计，例如，一个地质调查项目在编制设计的时候，根据项目目标任务的完成，确定这个项目所需要的时间，这个时间经过一定的程序确定，就是这个项目的设计周期，一般情况下，项目的设计周期通常就是项目的生命周期。

实际上，项目正式施工之前，除了设计以外，还有大量的立项论证和立项前期的准备工作。项目实施之前的准备可以作为项目的孕育阶段。地质调查项目除了完成地质调查学科的地质内容以外，重要的是要将取得的地质认识和成果应用于经济建设，因此，项目的酝酿阶段就是对社会需求的调查研究阶段，这一阶段的工作扎实不扎实，直接影响地质调查成果的应用效果。

地质调查项目的成果是原始资料、地质调查报告和系列图件。应该说，当完成了报告编写、资料汇交、项目决算以后，一个地质调查项目的周期就结束了。对于探求资源储量的地质勘查，可以把勘探地质报告交由矿山建设。但是勘探前期特别是公益性的地质调查，其成果的社会应用也是项目不可忽视的重要环节。

影响地质调查项目成果的应用，立项论证和成果的社会经济转化是非常重要的两个阶段，是地质调查项目的“一头一尾”构成项目生命周期的孕育与终结（图4-5）。

图4-5 一般项目的生命周期

认识并理解项目的生命周期，其目的在于认识地质调查项目的生命价值所在，在地质调查的整个周期里，合理地安排人力、物力和财力，使得地质调查项目成果能够最大限度地在社会经济建设和科学研究中发挥其应有的生命力。

大多数项目具有以下特点：

（1）人、财、物的投入水平在项目开始时较低，随着项目的进展逐渐增加，项目收尾时又迅速降低。在项目开始时，成功完成项目的概率是最低的，风险和不确定性也最高，随着项目的进展，完成项目的概率通常会逐步增加（图4-6）。

图4-6 项目生命周期的特点

（2）项目相关人员影响项目费用和项目产品最终产品特性的能力在项目开始时最高，随着项目进展通常会逐步降低，这一现象的主要原因是随着项目的发展，变更和错误纠正的成本增加。

二、项目的分解结构（WBS）

项目的工作分解结构（work breakdown structure）主要是运用WBS工具和方法将整个项目分解成一个分级的树型结构，使复杂庞大的项目转换成便于管理的具体工作。

地质调查项目的形成过程大致可以用“一上一下”来表达。“一上”即自下而上的立项过程，在这一过程中，重点是汇集地质调查的社会需求和地质调查重点解决的问题，最终形成国家需求的项目。“一下”则是项目的工作分解过程，形成项目树。

对项目的分解过程非常重要，涉及所有参与项目的人员和单位。WBS是对项目元素的分组，面向可交付成果的项目承担单位，其作用在于保持了项目分解与集成的一致性，组织并定义了整个项目的范围。一旦项目的分解以一定的文书形式确定下来，不在WBS中的工作就不是该项目的工作，既不允许人为地捆绑，也不允许脱离项目的整体目标而人为地增减工作内容。

1.制定WBS的过程

（1）拿到总项目任务书；

（2）召集与项目实施相关联的地区或专业的单位、部门和有关人员，理解项目的任务和要求，提出各自的工作项目立项设想；

（3）分解项目工作；

（4）画出类似组织结构图的树状图；

（5）定义工作项目任务目标和项目周期；

（6）验证分解的正确性，建立一套统一的编号系统；

（7）随着其他计划编制活动的进行，对WBS更新或修正。

2.WBS的分解类型

（1）按区域划分（图4-7），上层按块分解，下层按专业划分；

图4-7 按区域项目的分解

（2）按工作过程的划分（图4-8），上层按照工作的流程划分，下层按照工作的内容划分。

3.WBS编码（图4-9）

由上层向下层用多位码编排，要求每项工作有惟一的编码，排列示意如下：

图4-8 按工作过程项目的分解

图4-9 项目编码示意图

4.WBS的一般步骤

（1）总项目；

（2）计划项目；

（3）预算工作项目或主体工作；

（4）主要工作；

（5）次要工作；

（6）工作元素。

5.WBS的原则

（1）功能或技术的原则：考虑每一阶段需要的技术或专家；

（2）组织结构：考虑处于不同地区的子项目；

（3）系统或子系统：根据项目在某些方面的特点或差异将项目分为几个不同的子项目。

6.WBS注意事项

（1）分解后的任务应该是可管理的、可定量检查的、可分配任务的、独立的；

（2）复杂工作至少应分解成二项任务；

（3）表示出任务之间的联系；

（4）不表示顺序关系；

（5）最低层工作应具备可比较性；

（6）与任务描述表一起进行；

（7）包括管理活动；

（8）包括次承包商的活动。

三、项目的进度计划

1.项目活动的历时估计

活动历时表示完成该活动所需的工作时间。其主要工作如图4-10所示。

图4-10 项目历时估计流程图

2.项目的进度计划

制定项目进度的主要工作如图4-11所示。

图4-11 项目进度安排工作流程图

项目活动的顺序和时间安排的表述方法很多，通常采用网络图、甘特图和计划表进行表示。

（1）计划进度表。把活动内容和时间的安排对应地用表格方式表述出来，对于项目规模较小、活动相对单一的项目，可以用此种方法描述项目的进度安排，如表4-1所示。

表4-1 计划安排表

（2）甘特图。用比较醒目的横道把工作内容的延续时间描述出来，就形成了项目的甘特图，它实际上是计划表的另外一种表述方法，直观、简单，如图4-12所示。

图4-12 某地质调查项目的甘特图

（3）AOA网络图。对于规模大、工序多、技术复杂的大型项目，甘特图和计划表无法满足项目时间安排的需要，计划评审技术PERT（program evaluation and technique）应运而生，其中，AOA网络就是PERT的主要形式之一。

图4-13 某地质勘查项目的AOA网络图

如图4-13所示，网络图由结点和箭线组成。结点①、②……等表示项目活动，即工作内容；箭线表示相邻两个活动的关系，即工序关系。一个活动，既是上个活动的结束，又是本活动的开始。字母表示工序，即活动的要求；箭线上的数字表示该活动所需的时间。

在网络图中，从开始到结束可以有许多条路线。图4-13中就有两条路线：第一条路径经过节点①→②→③→④→⑦→⑧，完工时间为13；第二条路径经过节点①→②→⑤→⑥→⑦→⑧，完工时间为12。完工时间最长的路线称为关键路径，因此，上图中的关键路径为第一条路径。关键路线的完工时间决定项目的周期。

由于地质调查项目需要野外作业，受季节的影响较大，在时间的安排上，室内与室外、工程与采样、资料整理与设计报告编写等项目的工作内容（项目活动）需要合理地分配时间，才能有效地缩短项目周期，提高项目的效率。例如，收集资料不能挤占野外作业时间，一般是在把野外工程布置以后，再收集资料。另外，野外的工程开工以后，要及时地采集样品并迅速送达实验室进行分析，根据样品分析结果指导后面的工作。如果把全年的样品集中起来，待野外工作结束了以后再一次性地送样，即可能由于样品采集的位置和方法、指定分析的方法、分析的元素选择误差造成不必要的浪费，很可能造成工期的延误。

如何去做项目的时间管理，用好这8招让你准时完工

在项目管理中，经常会有数以百万计的人在项目完成的最后期限内努力奋斗着， 他们一边要跟上时代的步伐，同时也要和项目繁忙的节奏保持同步，这是一件非常困难的事情。

当项目完工的最后期限逐步逼近的时候，会让每个人受到的压力水平直线上升，很明显，设置项目的截止日期确实是有一些好处的，这些最后的期限可以确保项目按时完成，能够让项目成员有动力去完成任务， 同时通过及时完成的项目让公司业务持续增长和前进，让组织中的每个人都能从中受益。

在项目中每天早上，项目成员花费时间喝杯咖啡，和朋友聊聊天，然后再开始登陆系统来准备一天的工作。实际上，如果每天能够早来几分钟， 提前做好一切准备，那么你的一天会更有效率，良好的开始是成功的一半， 这种按时开始的习惯要持续保持下去。

项目中由于分心，通常会错过最后的期限，这些分心往往出现在你当前的工作中或者不断的在你的头脑中盘旋，你要知道如何触发它们并避免它们出现时很重要的。

比如在工作中听音乐，会很容易被音乐吸引进去，如果是你一个财务人员，总是会有人不断的来和你沟通， 那么在完成一项重要工作的时候，尽量关上门，积极主动的减少干扰对你的成功至关重要 。

所有的事情都需要时间来完成，有的时候当你知道一个任务至少需要4个小时才能完成的时候，你可能没有足够的动力去开始。

但是，如果你能够主动出击， 通过任务分解来逐步完成每个步骤，它会显得更加容易，并在不知不觉间就已经完成了这个任务，并开始下一个任务。

大多数项目并没有按照你想象的那样按照既定的时间完成，十之八九总会有意外出现， 所以在你需要设置项目的截止日期时，要注意这种情况出现，避免在过程中喜欢“惊喜”。

你可以做的最好的事情就是使可能需要完成的时间加倍，如果项目需要一个小时完成，则允许两个小时来完成，项目需要一个星期来做，那么给自己两个星期，如果你的时间不够，那么给自己最大的可能时间来完成任务，这样，会有更少的意外惊喜出现，你也会按照给定的最后期限完成项目。

任务列表能够帮助你保持专注于项目，对于任务列表的设置要从简单到最难，第二步是按照它们将要完成的顺序整理出来，有了这两张表， 你可以开始去做两个最短的任务来热身，然后去专注的完成一个更难的任务。

在此期间，可以通过切换不同难度的任务来让你的头脑保持刺激，让你觉得总是不断的有进步，这样可以避免你花费大量的时间在一个任务上从而阻塞了其它任务的完成，而这也同样可以帮助你按时完成所有的任务。

你能做的最糟糕的事情之一是就等到最后一分钟来尝试和完成一个任务， 没有任何工作能够在枪口底下很好的完成，而且一旦犯下严重的错误，就需要去弥补失去的时间。为了避免将自己置于这个尴尬的位置，一旦你接收到分配的任务，就需要马上开始。

保持彼此的持续沟通对于在到达期限前就能够成功是至关重要的， 项目中每天的会议让每个人都知道他们当前所在项目的哪个阶段和具体进展。

通过这些更新将有助于预先发现潜在的或延迟的问题，这样你就会再有机会来解决这些问题，而不是在最后一分钟争先恐后把所有的任务都堆叠在一起，要知道最后一分钟的争夺将会导致错误率倍增。

有的时候能够按时完成工作的原因往往是由于一顿饭的缘故，这也是让你时刻保持活力的原因。大多数人往往觉得难以达到项目的截止期限，于是不停的加班加点，忽略了吃饭和休息，最终的结果往往就是不断的让你的任务延迟，工作效率低下，而这些往往可以通过正常的休息来避免。

项目时间管理方法

导语：“按时、保质地完成项目”大概是每一位项目经理最希望做到的。但工期拖延的情况却时常发生。因而合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容，它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。项目时间管理方法，欢迎大家参考学习!

项目时间管理方法

1、选择合适工具

目前项目管理软件正被广泛地应用于项目管理工作中，尤其是它清晰的表达方式，在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示出进度表。项目管理软件除了具备项目进度制定功能外还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划、实际完成情况记录的能力，并能及时给出实际和潜在的影响分析。

2、活动工期估算

项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。项目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算数据，将其文档化，同时完善并更新活动清单。

一般说来，工期估算可采取以下几种方式：

1)专家评审形式。由有经验、有能力的人员进行分析和评估。项目分析主要是要求有多年从事相关和类似项目的施工的技术和管理人员，依靠过年的工作经验做出比较详细的可行的分析和评估，为项目的管理做指导工作。

2)模拟估算。使用以前类似的活动作为未来活动工期的估算基础，计算评估工期。 在进行模拟估算的时候根据多年的工作经验应适当的留出一定的预留范围。

1. 保留时间。工期估算中预留一定比例作为冗余时间以应付项目风险。

随着项目进展 冗余时间可以逐步减少。例如在西安通信学院自动录播系统项目中，根据多年的系统集成经验，录播系统的教室和集成过程比较复杂，出现问题的几率很高，所以给项目的保留时间定为七天。在施工的过程中布线、设备安装都比较顺利，在集成和调试的过程中第一天出现问题较多，在技术人员的通力合作下第二天所以设备调试完成，项目的最大瓶颈突破后保留时间就可以精确对一天，工程进度得到很好的控制。

3、活动排序

在产品描述、活动清单的基础上，要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。在这里，既要考虑团队内部希望的特殊顺序和优先逻辑关系，也要考虑内部与外部、外部与外部的各种依赖关系以及为完成项目所要做的一些相关工作，例如在最终的硬件环境中进行软件测试等工作。

设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。 在进行项目活动关系的定义时一般采用优先图示法、箭线图示法、条件图示法、网络模板这4种方法，最终形成一套项目网络图。其中比较常用的方法是优先图示法，也称为单代号网络图法。

4、进度控制

进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。在控制中要考虑影响项目进度变化的因素、项目进度变更对其他部分的影响因素、进度表变更时应采取的实际措施。在前几期中曾经对此进行过探讨，在此不再赘述。

5、安排进度表

项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程。进度表的确定应根据项目网络图、估算的活动工期、资源需求、资源共享情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。

项目时间管理方法

一、排序

在产品描述、活动清单的基础上，要找出项目活动之间的依赖关系和特殊领域的依赖关系、工作顺序。设立项目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是项目中关键的事件及关键的目标时间，是项目成功的重要因素。里程碑事件是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。比如在开发项目中可以将需求的最终确认、产品移交等关键任务作为项目的里程碑。

在进行项目活动关系的定义时一般采用优先图示法、箭线图示法、条件图示法、网络模板这4种方法，最终形成一套项目网络图。其中比较常用的方法是优先图示法，也称为单代号网络图法。

二、工期估算

项目工期估算是根据项目范围、资源状况计划列出项目活动所需要的工期。估算的工期应该现实、有效并能保证质量。所以在估算工期时要充分考虑活动清单、合理的资源需求、人员的`能力因素以及环境因素对项目工期的影响。在对每项活动的工期估算中应充分考虑风险因素对工期的影响。项目工期估算完成后，可以得到量化的工期估算数据，将其文档化，同时完善并更新活动清单。

一般说来，工期估算可采取以下几种方式：

1)专家评审形式。由有经验、有能力的人员进行分析和评估。

2)模拟估算。使用以前类似的活动作为未来活动工期的估算基础，计算评估工期。

3)定量型的基础工期。当产品可以用定量标准计算工期时，则采用计量单位为基础数据整体估算。

4)保留时间。工期估算中预留一定比例作为冗余时间以应付项目风险。随着项目进展，冗余时间可以逐步减少。

三、安排进度表

项目的进度计划意味着明确定义项目活动的开始和结束日期，这是一个反复确认的过程。进度表的确定应根据项目网络图、估算的活动工期、资源需求、资源共享情况、项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等统一考虑。

进度限制即根据活动排序考虑如何定义活动之间的进度关系。一般有两种形式：一种是加强日期形式，以活动之间前后关系限制活动的进度，如一项活动不早于某活动的开始或不晚于某活动的结束;另一种是关键事件或主要里程碑形式，以定义为里程碑的事件作为要求的时间进度的决定性因素，制定相应时间计划。

在制定项目进度表时，先以数学分析的方法计算每个活动最早开始和结束时间与最迟开始和结束日期得出时间进度网络图，再通过资源因素、活动时间和可冗余因素调整活动时间，最终形成最佳活动进度表。

关键路径法(CPM)是时间管理中很实用的一种方法，其工作原理是：为每个最小任务单位计算工期、定义最早开始和结束日期、最迟开始和结束日期、按照活动的关系形成顺序的网络逻辑图，找出必须的最长的路径，即为关键路径。

时间压缩是指针对关键路径进行优化，结合成本因素、资源因素、工作时间因素、活动的可行进度因素对整个计划进行调整，直到关键路径所用的时间不能再压缩为止，得到最佳时间进度计划。

四、巧用工具来帮忙

目前项目管理流程软件正被广泛地应用于项目管理工作中，尤其是它清晰的表达方式，在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示出进度表。项目管理软件除了具备项目进度制定功能外还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划、实际完成情况记录的能力，并能及时给出实际和潜在的影响分析。

五、进度控制

进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。在控制中要考虑项目进度变更对其他部分的影响因素、影响项目进度变化的因素、进度表变更时应采取的实际措施。